O presidente do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), ministro Rider Nogueira de Brito, publicou no último dia 10 de fevereiro o Ato Conjunto nº 05/2009 CSJT.TST.GP.SE, que institui e regulamenta a comunicação, oficial e de mero expediente, por meio eletrônico, no âmbito da Justiça do Trabalho e dá outras providências.

De acordo com o ministro, é necessário disciplinar a utilização do Malote Digital nas Unidades Organizacionais da Justiça do Trabalho, aliada à adoção de medidas que contribuam para a redução de custos com telefonia e com impressão, envelopagem, selagem e postagem de ofícios de um Órgão para outro da Justiça do Trabalho.
O Ato define como Unidades Organizacionais qualquer unidade administrativa ou judicial da Justiça do Trabalho, incluindo Presidência, Vice-Presidência, Corregedoria-Geral, Corregedorias Regionais, Vice-Corregedoria, Gabinetes de Ministros e Juízes, Varas do Trabalho, Secretarias Administrativas ou Judiciárias e Coordenadorias.

A comunicação oficial entre as Unidades se dará por meio eletrônico, através da internet, mediante a utilização do Sistema HERMES. Segundo a publicação, as chefias das Unidades Organizacionais devem enviar solicitação formal de credenciamento e administração da Unidade às Secretarias de Informática do TST e dos Tribunais Regionais do Trabalho, fazendo com que eles tenham o direito de gerenciar seus próprios usuários.
Ainda de acordo com o Ato Conjunto, todas as Unidades Organizacionais possuirão acesso ao sistema de Malote Digital por meio do site do Conselho Superior da Justiça do Trabalho, no endereço www.jt.jus.br, “ou por meio do ícone de acesso ao Notificador do Malote Digital, instalado na barra de ferramentas e que avisará, automaticamente, a cada 30 minutos, o recebimento ou não, de documentos”.
Quanto à contagem de prazo nos requerimentos administrativos, “considera-se realizado o ato por meio eletrônico no dia e hora do seu envio”.

O ministro Rider considera que a comunicação eletrônica na forma do Ato substitui qualquer outro meio de comunicação oficial entre os setores da Justiça do Trabalho, para quaisquer efeitos legais, com exceção dos casos que, por lei, exijam intimação ou vista pessoal.

SEGURANÇA

De acordo com o Ato Conjunto nº05/2009, os documentos transmitidos por meio eletrônico deverão ser protegidos por intermédio de sistemas de segurança de acesso, armazenados nos equipamentos dos servidores da Justiça do Trabalho, de forma a garantir a confiabilidade, integridade e disponibilidade dos dados, sendo dispensada a impressão.
Os documentos terão marcações como códigos numéricos, logomarcas, marcas d´água e assinatura digital como formas de garantir sua autenticidade e as operações e comunicações realizadas ficarão registradas no sistema por um prazo de cinco anos.

Todas as Unidades Organizacionais da Justiça do Trabalho terão entre 1º e 30 de março para adotar as providências necessárias e implementar o Malote Digital nos TRTs.
A partir de 1º de maio, o Malote passará a ser adotado como meio eletrônico único na comunicação entre os órgãos internos da Justiça do Trabalho.

O Malote Digital, assim como a implantação do Sistema Único de Administração Processual (SUAP), tem sido tema de discussões realizadas pelo Sindiquinze. A primeira delas foi realizada com diretores de secretaria e de serviço de distribuição e coordenadores de Central de Mandados no último dia 7 de fevereiro em Bauru.

O objetivo do sindicato é levar ao conhecimento dos servidores as mudanças estabelecidas por meio eletrônico na Justiça do Trabalho e debater a melhor utilização dos sistemas sem que haja perda do serviço prestado no Tribunal.

Durante o evento em Bauru o presidente Joaquim Castrillon enfatizou que o Sindiquinze irá lutar para que, com a implementação do sistema digital nas secretarias e Varas do Trabalho, haja melhorias na prestação de serviços e ganho de tempo aos servidores.
Fonte: Sindiquinze